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PROJECT STORY

プロジェクトストーリー
#02

海外の就職イベントを支える

OCSのチームワークと
ノウハウが紡ぎだすもの。

年に一度アメリカで留学生やバイリンガル人財のための大型就職・転職イベントが開催され、200社を超える企業が日本から出展し、各社がブースで企業の説明や面接を行います。OCSは日本の出展企業の貨物の輸送を行っています。出展企業がイベントで使用するパンフレットやブースの装飾品を日本からアメリカの会場までお届けし、イベント終了時には使用した備品を日本へ返送します。OCSでは毎年、一大プロジェクトとして日本のOCSとアメリカのOCSで綿密な打ち合わせのもと協力して輸送します。

MEMBERS

渡辺 貴久

渡辺 貴久

Watanabe Takahisa
2001年入社
営業第一部 東京セールスセンター
フォワーディング営業チーム
マネジャー
岡崎 敦聡

岡崎 敦聡

Okazaki Atsutoshi
2013年入社(キャリア採用)
営業第一部 東京セールスセンター
フォワーディング営業チーム
リーダー
森井 由美子

森井 由美子

Morii Yumiko
2016年入社(キャリア採用)
東京オペレーションセンター
通関チーム

EPISODE

MISSION

年に一度の一大イベント
年に一度の一大イベント

年に一度アメリカで留学生やバイリンガル人財のための大型就職・転職イベントが開催され、200社を超える企業が日本から出展し、各社がブースで企業の説明や面接を行います。OCSは日本の出展企業の貨物の輸送を行っています。出展企業のパンフレット、ブースの装飾品、展示品、プロジェクター、ギブアウェイなど日本からアメリカの会場までお届けし、イベント終了時には使用した備品を日本へ返送します。多くのお客様が関わる輸送ということで、OCSでは毎年大きなプロジェクトとして日本のOCSとアメリカのOCSで綿密な打ち合わせのもと協力して輸送します。

カスタマーサービスで200件を超える集荷依頼を受け、ドライバーが貨物を集荷した後、梱包作業、発送書類作成などの仕立て、フライトの手配、通関や保税作業に関する空港施設との折衝、航空機への搭載、輸出入の通関という工程を経てイベント会場に貨物を搬入します。各工程で担当者がスケジュール通りに作業をこなし、次の工程に確実にバトンを繋ぐことで輸送が組み立てていきます。

私は営業担当者として、イベントの主催者とスケジュールの設定や輸送ルールの調整を行い、出展企業向けの輸送に関する事前説明会の運営を担当しました。出展企業からのお問い合わせに対応することはもちろんのこと、社内では発送作業の流れや仕組みを作り、スムーズな輸送を実現するためにアメリカのOCSと各種調整を行いました。イベントの主催者、出展企業各社、アメリカのOCSの間に入ってさまざまな調整を行うことは正直大変でしたが、日米のOCSにとって年に一度の大きなプロジェクトで失敗は許されないので必死に取り組みました。私自身、駐在員としてアメリカのOCSでこのプロジェクトに関わったことがあり、プロジェクトに対するアメリカ側の姿勢も理解していたのでよりいっそう大きな責任感を持って臨みました。

年に一度の一大イベント

PROCESS

円滑に貨物を輸送するために
円滑に貨物を輸送するために

国際輸送は国内輸送と異なり、輸送する物や輸送方法に関して様々なルールがあります。発送準備次第でその後の手続き方法や費やす時間が異なってきます。出展企業の担当者は国際輸送に精通しているとは限らないので、日本とアメリカの通関事情や引き起こされやすいトラブルを事前にご理解いただくなど、お客様に適切に発送準備していただくことに努めました。また、多くのお客様や社内外関係者がいるなかで、各工程で決められたスケジュールに沿って円滑に貨物を輸送していく必要があったため、各部署の業務分担を明確にして体制を整えました。

MEMBER'S VOICE
岡崎
岡崎
一人ひとりに合ったサポートを

私は営業担当の渡辺と一緒に出展企業の輸送のフォローを行いました。出展企業向けの輸送に関する事前説明会では150名以上の担当者が参加し、そこで発送方法や注意事項に関して説明をしました。特に注意が必要なリチウム電池などの国際輸送上の危険品の発送方法や、免税措置を受けるための返送方法などの重要性を数多くの出展企業担当者に理解していただけるよう、分かりやすい話し方や説明内容にすることを心掛けました。アメリカのイベント会場では出展企業担当者からの日本への返送に関するお問い合わせに対応しました。日本語が話せるスタッフを多く配置していたことや、私のように日本で事前説明会を担当した者がイベント当日も会場で対応させていただいていたことで、出展企業担当者の方々には安心感を持っていただけたと感じています。

イベント終了後は現地のスタッフの作業のサポートを行いました。お預かりした返送用貨物が国際輸送に耐えうるよう梱包されているか確認をし、必要に応じて再度梱包し、返送用インボイスなどの必要書類を作成しました。限られた時間の中で現地のスタッフが効率良く業務を遂行できるよういち早く自分の役割を認識し、臨機応変に対応していくことで必死だったのを覚えています。

MEMBER'S VOICE
森井
森井
効率良く迅速な通関で確実に輸送する

私は通関士として日本からアメリカ、アメリカから日本への輸出入通関業務を担当しました。通関担当者は日本での業務の他に、イベント期間中、アメリカにて返送用通関書類の準備や現地のスタッフのサポートを行います。私は前年に続き、2回目のプロジェクト参加となりました。前回は、輸入通関業務のみの担当だったということもあり、輸出の経緯や現地での事情などがあまり分からない状態で参加したため、プロジェクト終了後に毎年同様の問題が発生していることを認識しました。今回は輸出通関部門に異動になったこともあり、輸出・輸入の両面から昨年感じた問題を一つずつ解決し、業務の流れを作ることを課題として取り組みました。

一度に200社近い企業の貨物の輸送を行うため、いかに効率良く迅速に通関を行うかが重要です。特に、日本への再輸入免税の取り扱いに関しては、以前、通関担当者が事前に想定していなかったルートで輸出された貨物があり、そのコスト負担が課題となっていました。そのため、営業担当者と想定される全ての輸送方法を確認し、昨年免税通関の対象外であった貨物に関しても免税通関を行うことができるか、税関との事前相談を上司へ依頼しました。税関から条件がそろえば免税通関可能との回答をいただき、営業・現地担当者と話し合いながら、輸出時、現地会場での対応、輸入時の作業方法を決定していきました。現地会場での作業や日本への返送後の輸入通関作業は時間がタイトなため、作業負担を軽減できるよう事前に顧客情報の管理および共有方法や必要書類の準備を工夫し、輸出入両面からの効率化に取り組みました。

RESULT

チームワークでさらなるサービス展開を
チームワークでさらなるサービス展開を

日本から発送した貨物をアメリカの会場まで輸送し、その後日本への返送貨物のすべてをお客様の元へお届けして初めて輸送が完了します。半年間をかけて綿密に調整し、各工程で担当者が迅速、確実、丁寧に作業を行ったことで、大きなトラブルもなく輸送を完了することができました。営業部門とオペレーション部門の連携と国際輸送のノウハウはOCSとしての独自性があり誇れる部分です。今回は本社と関東の物流拠点の移転統合時期と重なり、移転作業で忙しいなかでも明確な役割分担と事前計画をもって滞りなく発送を完了することができ、OCSのチームワーク力を発揮することができました。

アメリカ以外の国でも同様のイベントの輸送を行っており、今後、より多くの国で現地事情に合わせた最適なサービスを展開していきたいと思います。

MEMBER'S VOICE
岡崎
岡崎

日本での事前説明会については、我々の説明の仕方一つで参加企業の発送準備が変わり、アメリカの会場への輸送スピードやプロセスが左右されるという点が非常に責任重大だと感じました。アメリカでの業務を終えた際に、我々の発送業務の表側にはこれから社会へ出ていく数多くの学生の将来があり、企業の今後の成長の礎となる人財との出会いがあり、そこに輸送面から携われたことに非常に大きな役目を担うことができたと感じました。

そして、現地のスタッフと多く知り合うことができ、今後の自分自身の業務において強みになると感じています。現地のスタッフに、去年より作業がスムーズだったと言ってもらえたことがとても嬉しかったですが、これで終わりではないと思っています。次回に向けて、通関部門、オペレーション部門、現地のスタッフと連携しながら改善に取り組んでいきます。

MEMBER'S VOICE
森井
森井

今回は前年の問題を解決することを課題としてプロジェクトに本格的携わるチャンスをもらい、プロジェクトを成功させなければと強い責任を感じていました。本社と関東の物流拠点の移転統合時期と重なったことで限られた人数で対応することとなり、体力面でも自己管理をしながら必死に取組んでいました。通関業務はどんな状況でも適正かつ予定通りに作業を進めることが求められる業務ですが、このようなイベントの輸送ではイレギュラーも多々発生します。そのような状況でも、昨年の経験を活かして各担当者と一つずつ相談しながら判断していき、ほぼ当初の予定通り作業を進めることができ、プロジェクトメンバーや上司からねぎらいの言葉をいただいたときは本当にやりがいを感じた瞬間でした。

集荷から配達まで、多くの人が携わって貨物をお客様の元へお届けしています。日々の業務では通関という、輸送全体から見れば一つの工程にのみ携わっているため、自身の業務のことを中心として物事を捉えがちでしたが、プロジェクトを通してお客様のご要望や現場の意見に直接触れ、全体を考えて物事を進めることがいかに大切であるかを実感しました。

MESSAGE

渡辺

国際物流は日本と海外を含めて様々な人が関わり完結します。私たちは一通の書類から大型貨物まで、それぞれ背景のある大切な貨物を取り扱っているため責任も重大ですが、チームで取り組むからこそ味わえる達成感のある仕事です。チームOCSの一員としてその一端を担ってみませんか。

岡崎

物流業は、当然ですが、モノを運ぶ仕事です。モノを運ぶその裏側には、実際にモノを動かす、動かすために通関処理をする、その動かすサービスをお客様へ売る、サービスを使うお客様のお問い合わせに対応するなど、色々な仕事があります。モノを運ぶためにどんなに素晴らしいシステムがあっても、そのシステムを動かすのは人です。OCSは温かい社風で人を大事にする会社であり、働く環境は非常に良いと感じています。世界のOCSを束ねる本社がここ日本にあり、海外で働くチャンスも多い会社です。
この働きやすい環境で、世界にモノを運ぶプロになってみませんか。

森井

通関業務のようにどんな状況でも適正かつ予定通りに作業を進めることが求められる業務は、日々目の前の業務を行うことに目が行きがちですが、チームとして業務を行っている以上、小さな改革や改善のつぼみはたくさんあると思います。OCSにはその小さな改革や改善を評価してくれる制度があります。アジアを代表するインテグレーターを目指すというOCSの目標のもと、変化を恐れず成長していく皆さんと一緒に仕事ができることを楽しみにしています。

MESSAGE

※所属、業務内容は取材時時点の内容となります。

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